Czy outsourcing kadrowo-płacowy się opłaca – aby przetrwać na konkurencyjnym rynku, firma musi być specjalistą w swojej dziedzinie. Ale nie jest to takie proste, bo nawet jeśli zrobisz jedną rzecz, to i tak musisz rozwiązać wiele zadań administracyjnych, które nie przynoszą żadnych dodatkowych korzyści. Zastanów się, czy naprawdę musisz samodzielnie prowadzić księgowość, zajmować się podatkami i naliczać wynagrodzenia pracowników? I odwracasz uwagę od podstawowych kompetencji swojej firmy. Odrzuć rutynowe procesy i przerzuć je na barki zewnętrznych wykonawców, skorzystaj z outsourcingu kadrowo-płacowego.
Czy outsourcing kadrowo-płacowy się opłaca?
Z usług outsourcingu księgowo-płacowego korzysta coraz więcej firm z różnych branż. Takie podejście pozwala zminimalizować ryzyka podatkowe, a także pomaga skrócić czas zarządzania, uniknąć uzależnienia od własnego personelu w zarządzaniu księgowością. Współpraca z agencją zatrudnienia która świadczy usługi outsourcingu kadrowo-płacowego przynosi wiele zysków.
Wśród funkcji najczęściej zlecanych w ramach outsourcingu kadrowo-płacowego:
-
Pełna księgowość.
Zarządzanie kadrami w połączeniu z listą płac.
Wystawianie skierowań: na szkolenia BHP, badania lekarskie, nadzorowanie terminów ważności uprawnień.
Rozliczanie umów o pracę oraz umów o pracę tymczasową, również dla cudzoziemców.
Rozliczenia z ZUS oraz z urzędem skarbowym.
Przygotowanie i wysyłanie deklaracji PFRON.
Przygotowanie dla pracowników rocznych informacji rozliczeń podatku.
Po raz pierwszy więc pomyślałeś o przejściu na outsourcing niektórych funkcji księgowych i zdecydowałeś się zacząć od sekcji płac pracowników. Aby podjąć właściwą decyzję, najpierw musisz zrozumieć, jaki efekt uzyskasz dzięki tej zmianie. Czy gra jest warta świeczki?
Korzyści z przejścia na outsourcing kadrowo-płacowy:
Wyspecjalizowana agencja zatrudnienia współpracuje z wieloma klientami. Dzięki temu firmie udaje się obniżyć koszty procesu.
Na przykład:
-
Usługi płacowe realizowane są w ramach jednolitego systemu informatycznego. Utrzymanie systemu informatycznego odbywa się w trybie scentralizowanym, dzięki czemu nie ma potrzeby administrowania systemem specjalnie dla każdego klienta.
Zarządzanie czasem pracy. Obecność wielu klientów pozwala zmaksymalizować obciążenie dotychczasowych pracowników. Przy odpowiednim podejściu do planowania pracownicy outsourcingu są zawsze zajęci, nie mają pustych okresów ani okienek, w których nie ma pracy. Ostatecznie agencja zarabia mniej niż gdyby wszyscy jej klienci niezależnie zatrudnili księgowego na pełen etat za taki sam nakład pracy.
Zgodnie z umową outsourcingową agencja zatrudnienia pracuje dla Ciebie cały czas, bez urlopu i zwolnienia lekarskiego. Stabilność i jakość pracy potwierdza umowa.
Agencja bierze odpowiedzialność finansową za terminowość rozliczeń, prawidłowość płatności oraz poufność informacji. Na bieżąco monitoruje również najdrobniejsze zmiany w przepisach i uwzględnia je w swojej pracy.
Nie trzeba płacić za szkolenia swoich pracowników, ich doradztwo prawne i podatkowe oraz nie trzeba powiększać powierzchni biurowej. W przypadku outsourcingu wydaje się 20-30% mniej, co potwierdzają eksperci z branży.
Agencja zatrudnienia dysponuje dużą liczbą specjalistów z różnych dziedzin księgowości. Kiedy w jednym zespole skupionych jest wielu fachowców, możliwe staje się wzajemne wykorzystanie wysoce profesjonalnego doświadczenia zdobytego przy rozwiązywaniu podobnych problemów. Samodzielnie rozwiązuje wszelkie kwestie personalne dotyczące doboru personelu.
Zobacz koniecznie:
Bardzo ważną zaletą jest wysoka standaryzacja wewnętrznych procesów biznesowych, co z kolei prowadzi do ich szybszej realizacji. Łatwo wyobrazić sobie sytuację, w której jedyny płatnik firmy ma jakiś problem, w takim przypadku będzie zmuszony poświęcić czas na szukanie rozwiązania. Dla agencji zatrudnienia rozwiązującej sprawy outsourcingu kadrowo – płacowego pracującej z wieloma klientami takie przypadki nie są wyjątkami. Najprawdopodobniej spotkali się z nimi już wcześniej i zostały sprecyzowane w odpowiednich przepisach i dokumentach.
Istota outsourcingu kadrowo-płacowego
Jego istota polega na tym, że każda firma, czy to mała piekarnia, czy międzynarodowy koncern górniczy, jest specjalistą tylko w ograniczonej liczbie procesów. Wszystkie inne procesy nie są jej specjalizacją, co oznacza, że firma raczej nie będzie w stanie ich skutecznie wdrożyć. Z punktu widzenia budowania idealnego procesu biznesowego bardziej opłacalne jest powierzenie zarządzania wszystkimi niekluczowymi funkcjami biznesowymi usługodawcy – firmie zewnętrznej, która jest w stanie je wykonać lepiej i taniej.
Efekt oszczędności wynika z faktu, że wyspecjalizowane firmy outsourcingowe, posiadające ekspercki poziom wiedzy w danym obszarze działalności, świadczą swoje usługi po cenach niższych od kosztów tych procesów biznesowych ze strony organizacji klienta. Ponadto tak zwane korzyści również zwiększają korzyści ekonomiczne wynikające z outsourcingu.
Teoretycznie te powody są wystarczające, aby uzasadnić skuteczność każdego projektu outsourcingowego. Wśród korzyści ubocznych outsourcingu kadrowo – płacowego można wymienić bardziej efektywne wykonywanie prac, minimalizację ryzyka oraz redukcję różnych kosztów. Należy zauważyć, że klient może przepisać odpowiedzialność wykonawcy, a ta pozycja de facto działa jako ubezpieczenie na wypadek jakichkolwiek problemów. Agencja zatrudnienia oferując outsourcing kadrowo-płacowy ponosi odpowiedzialność finansową za prawidłowe wykonanie wszystkich powyższych prac.
